Отзыв из горисполкома г.Изюма

На данный момент в Украине проходят интенсивные мероприятия по реформированию деятельности публичных администраций. В частности, Кабинет Министров Украины принял постановление № 614 от 11 мая 2006 года "Об утверждении Программы внедрения системы управления качеством в органах исполнительной власти", которое обязывает внедрять систему управления качеством ISO 9001 в органах исполнительной власти.

Основной составляющей внедрения системы ISO 9001 в органах исполнительной власти является использование системы электронного документооборота (СЭД), которая революционным образом меняет функционирование мэрий и местных советов.

В 2003 году исполнительный комитет Изюмского городского совета принял решение о внедрении СЭД в учреждениях местного самоуправления, на коммунальных предприятиях и в заинтересованных предприятиях и организациях других форм собственности с интенсивным обменом информацией. После тщательного анализа существовавших в то время предложений на рынке СЭД был сделан выбор в пользу системы FossDoc от компании ФОСС-Он-Лайн, г. Харьков.

В результате плодотворного сотрудничества с компанией ФОСС-Он-Лайн в период 2004 - 2009 г.г. в городском исполнительном комитете была введена в действие СЭД FossDoc в запланированном объеме. В пределах действующего технического сопровождения проводились и проводятся мероприятия по улучшению работы системы, вносятся изменения и дополнения, связанные с изменениями в украинском законодательстве и возникающими текущими потребностями пользователей.

Внедрив в подразделениях исполнительного комитета систему СЭД FossDoc, мы получили следующие возможности:

• стопроцентную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции;
• полный контроль над движением всех документов при их обработке;
• полный контроль исполнения всех поручений и принятых решений;
• создание и использование многочисленных справочников, таких как справочник жителей города, справочник юридических лиц, справочник названий улиц и номеров домов, квартир, справочник специалистов и руководителей;
• ввод в систему и сохранение в базе данных документов различных форматов, таких как рукописные заявления, разнообразные справки, фото и графические изображения оригиналов;
• проведение аналитических исследований разных проблемных явлений на основании накопленной информации и справочного материала.

Подытоживая результаты первого этапа внедрения СЭД можно заметить, что благодаря системе FossDoc проведена оптимизация работы как отдельных подразделений, так и исполнительного комитета в целом: достигнуто состояние полного контроля над обработкой информации и выполнением решений, уменьшены затраты на бумагу и расходные материалы, минимизирован человеческий фактор привнесения разнообразных ошибок.

По состоянию на март 2009 года мы уже проводим создание общей городской сети между отдаленными учреждениями и предприятиями на базе системы СЭД FossDoc, параллельно проводятся работы по развертыванию геоинформационной системы, созданию и наполнению базы метаданных всех объектов на территории города.