Отзыв из ОАО "Мегабанк"

С ростом и усложнением структуры организации возникает потребность в оптимизации потоков документов, повышении эффективности работы с ними, а также повышении уровня контроля над исполнительской дисциплиной. Одним из путей решения вышеперечисленных задач являются системы электронного документооборота.

Перед ОАО «Мегабанк», как перед многофилиальной банковской структурой, в определенный момент развития возникла проблема автоматизации документооборота.

В банке были сформулированы основные требования к системе. К наиболее значимым критериям выбора были отнесены следующие:

• наличие системы шлюзов со смежными системами и обязательной реализацией взаимодействия с электронной почтой НБУ;
• поддержка сложной многофилиальной структуры организации;
• централизованное развертывание, обновление и управление;
• наличие транспортной системы, обеспечивающей гарантированную доставку документов и контроль их получения даже при невысокой скорости и качестве каналов связи;
• поддержка национальных лингвистических форм;
• наличие конструктора, позволяющего описывать поведенческие модели жизни документов без привлечения разработчиков системы.

Был проведен анализ программных продуктов, присутствующих на рынке. Для участия в пилотном проекте нами была приглашена компания ФОСС-Он-Лайн с продуктом FossDoc.

На этапе пилотного проекта совместно с представителями компании были разработаны и внедрены типовые шаблоны схем поведения различных типов документов. Установлено программное обеспечение, проведено обучение пользователей.

По мере выполнения работ в систему оперативно вносились изменения, позволяющие более полно реализовать потребности банка, улучшить эргономику и удобство работы программного обеспечения. Существенным плюсом в работе явилась территориальная близость разработчика и площадки внедрения.

Нельзя не отметить теплую атмосферу, которая установилась в процессе взаимодействия сотрудников банка и разработчиков.

После более чем 9-ти месячного пилотного этапа банк принял решение о начале штатной эксплуатации продукта.

Безусловно, в настоящий момент система не охватывает всех сфер деятельности банка и впереди еще большой объем творческой и интересной работы как по внесению в FossDoc новых функциональных возможностей так и по автоматизации различных сфер банковского документооборота.